לערוך אירוע יכול להיות דבר מאוד מרגש ומאוד מורט עצבים כאחד.
מצד אחד שמחים לקראת חגיגה שבה הולכים לפגוש הרבה מאוד אנשים אהובים יותר ואהובים פחות ולחגוג איתם יום של שמחה מיוחד, ומצד שני יש כל כך הרבה התעסקויות שמאוד מעייפות ומצריכות לא פעם הוצאות כספיות די נכבדות.
אחת מן ההוצאות היא עבור המנות של אולם אירועים שרק הולכות ונעשות יותר יקרות במרוץ השנים. איך יכולים להוזיל את העלות של האירוע? על ידי דיוק לגבי כמות האורחים שמוזמנים ואלה שבסופו של עניין אכן מגיעים.
חוסכים כסף על מנות מיותרות
אין דבר יותר מאכזב מאשר לגלות כי מקומות אשר יועדו עבור אורחים מסוימים נותרו להם מיותמים עם הרבה מאוד כיסאות ריקים בשולחנות שהם פשוט לא מלאים.
זה קורה בעיקר כאשר עורכים חתונות ואירועים בגני אירועים, אולמות אירועים במרכז ובצפון הארץ, כאשר הזוג לא מזמין שירות של אישורי הגעה וסידורי הושבה. הבעיה הגדולה היא לא רק האכזבה כי אם הבעיה הכספית שנוצרה לאחר שכל אלה שלא הגיעו עדיין היו כאלה אשר עבורם בעלי השמחה שלמו את המנה ולמעשה בזבזו לשווא מאות ואלפי שקלים.
ברגע בו עורכים אישור של הגעה בצורה מסודרת עבור כל אחד ואחת מן האורחים שצפויים להגיע אל האירוע או ההופעה של מנטליסט יודעים בצורה הכי טובה את הכמות של האנשים שעבורם צריכים לרכוש מנה, ולפי אלה להשאיר מרווח של ביטחון לאנשים שעוד לא יגיעו ולאנשים שאולי יפתיעו ויגיעו בסופו של דבר.
נמנעים משיחות לא נעימות
למה עדיף לבצע אישורי הגעה טרם האירוע? כי על ידי שימוש במערכת ממוכנת או בצוות שמבצע את השיחות אל המוזמנים נמנעים משיחות לא נעימות שבהם יש אורחים שתמיד מנמקים בתירוצים לא אמינים שגורמים למעמד הזה להרגיש לא נעים שלא לצורך עבור עורכי האירוע ועבור המוזמנים.
השירות הזה מאפשר לכל מוזמן לציין בצורה פשוטה האם הוא מגיע או שלא, מבלי להרגיש לט נעים, ולעורכי האירוע לדעת בצורה הכי מדויקת שיכולה להיות את מספר האורחים הצפוי שעבורו הם באופן יותר נכון נערכים.
יודעים מי צפוי להגיע
תמיד יש את השאלה הזו לגבי האורחים שיגיעו אל האירוע. האם הדודה והדוד יגיעו מקרית שמונה, האם החברים מהצבא יבואו, האם יגיעו חברי הילדות שהוזמנו וכך עוד ועוד שאלות לגבי מי שעתידים לפגוש ולא רואים כבר הרבה מאוד שנים עד לאותו האיחוד מחדש שנוצרים בזכות אותם אירועים. עריכה של רשימת מוזמנים גם יוצרת ציפייה, וכאשר יודעים מי עומד להגיע כך גם לא בונים ציפיות גדולות ומאוד מתאכזבים. כדי שהמשחה תישאר שמחה זה עדיף לעשות אישורי השעה טרם האירוע, ובכך להגיע הרבה יותר ראליים לקראת האירוע עצמו, ולא עם "שק של ציפיות" שמתפוצץ בצורה מאוד לא נעימה בפנים.
ככה מארגנים אירועים היום
בסופו של דבר הזמנים כל הזמן רק משתנים, ומה שהיה נהוג לעשות פעם עבור אירוע הוא לא דבר שכבר עושים באירועים מודרניים. למשל, כבר לא עורכים מפל של שמפניה וכבר לא מזמינים את האורחים להדליק נרות. לעומת זאת, כן נוהגים לערוך בופה להשביע את רעבונם של אורחים שמגיעים מאוד רעבים וכן נוהגים לפנק את האורחים עם מיני מתנות וגימיקים נפלאים.
בין כל אלה יש גם את המנהג החדש הזה לוודא הגעה של אורחים באופן שהוא יותר ויותר ממוכן, וכך הדור של היום מקבל את התזכורת לגבי האירוע, מקבל את ההזמנה ואפילו את הבקשה לאשר את ההגעה. זה אלמנטרי בזמנים שבהם יש טלפון חכם לכל אדם, ואליו מנקזים כל מידע חשוב בתקשורת המונים.
